Sərgi büdcəsinin planlaşdırılması və optimallaşdırılması prosesi çox vacibdir, çünki bu, sərginin uğurunu və xərclərin nəzarətdə saxlanılmasını təmin edir. Əvvəlcə sərginin məqsədləri və hədəfləri aydın şəkildə müəyyənləşdirilməlidir. Bu, büdcəni doğru istiqamətdə yönləndirmək üçün vacibdir. Büdcə hazırlanarkən əsas xərc kalemləri müəyyən edilməlidir. Bunlar arasında sərginin təşkilati xərcləri, məkan kirayəsi, nəqliyyat, avadanlıq və texniki xidmətlər, bəzək və dizayn, reklam və marketinq xərcləri yer alır. Hər bir xərc kateqoriyasına dair təxmini qiymətləndirmələr aparılmalı, daha sonra isə hər bir xərc kaleminin vacibliyi və prioritetləri nəzərə alınaraq planlaşdırılmalıdır. Büdcəni optimallaşdırmaq üçün ən önəmli addım, artıq və lazımsız xərcləri aradan qaldırmaqdır. Bu, müxtəlif təchizatçılarla müqavilələr bağlarkən, ən yaxşı qiymətləri və xidmətləri müqayisə edərək mümkündür. Ayrıca, sərgi zamanı potensial gəlirlər və sponsorlardan gələcək dəstəklər nəzərə alınmalıdır. Büdcənin müəyyən hissəsini qeyri-müəyyən və ya dəyişkən xərclər üçün nəzərdə saxlamaq da faydalıdır. Büdcəni davamlı izləmək və xərclərin real vaxtda idarə olunması ilə sərginin maliyyə aspektlərini effektiv şəkildə nəzarətdə saxlamaq mümkündür. Müxtəlif texnologiyalardan, məsələn, rəqəmsal alətlərdən və proqramlardan istifadə edərək büdcəni daim yeniləmək və optimallaşdırmaq daha asan olur. Bu yanaşma sərginin uğurlu keçirilməsini və büdcənin səmərəli istifadəsini təmin edəcək.