Tədbirlərin tərtibatı tədbirin mövzusuna, məqsədinə və iştirakçı auditoriyasına uyğun vizual və funksional mühitin yaradılması prosesidir. Bu proses tədbirin konsepsiyasının formalaşdırılmasından başlayaraq məkanın bəzədilməsi, texniki avadanlıqların qurulması, işıqlandırma, səhnə və dekorasiyaların yerləşdirilməsinə qədər bütün vizual elementləri əhatə edir.

Tədbir tərtibatı zamanı rəng palitrası, material seçimi, məkanın planlaşdırılması və loqotip, banner, brend stendləri kimi korporativ kimlik elementləri xüsusi diqqətlə nəzərə alınmalıdır. Tərtibat həm estetik, həm də funksional baxımdan tədbirin ümumi axıcılığına və iştirakçıların rahatlığına xidmət etməlidir. Təşkil olunan tədbirin növündən asılı olaraq – istər konfrans, sərgi, təqdimat, istərsə də korporativ tədbir və ya şənlik – dizayn fərqli tərzdə hazırlanır və tədbirin mesajını vizual olaraq dəstəkləməlidir.

Tədbir məkanının giriş hissəsi, qeydiyyat masaları, oturacaq düzülüşü, səhnə, səhnəarxası zonalar və istirahət sahələri bir-biri ilə harmoniyada olmalıdır. Texniki təminat – səs, işıq və görüntü sistemləri – düzgün şəkildə yerləşdirilməli və tədbirin ritminə uyğun idarə olunmalıdır. Tərtibatın keyfiyyəti tədbirin ümumi təəssüratına birbaşa təsir edir, iştirakçılarda peşəkarlıq və yüksək təşkilatçılıq səviyyəsi hissi yaradır. Buna görə tədbirlərin tərtibatı sadəcə dekorativ funksiya deyil, eyni zamanda kommunikasiya və brend imici üçün strateji bir vasitədir.